Downloads

 
Gratis E-bookGratis voorbeeld aanmaningsbrieven

Algemene vragen over incasso

 
Wat betekent minnelijke incasso?
Minnelijke incasso betekent dat KLAAR incasso zonder de tussenkomst van een rechter een debiteur aanzet om zijn openstaande facturen te betalen. En dat met schriftelijke en telefonische aanmaningen en betalingsregelingen. Minnelijke incasso is de snelste manier om facturen betaald te krijgen.
Wat betekent gerechtelijke incasso?
Gerechtelijke incasso betekent dat je als crediteur jouw debiteur voor de rechtbank daagt en dus de betaling van zijn openstaande facturen via een gerechtelijk vonnis probeert af te dwingen.
Welke rol spelen deurwaarders en advocaten bij incasso?
Deurwaarders en advocaten spelen geen rol bij minnelijke incasso. Levert een minnelijke procedure geen resultaat op en beslist de crediteur om naar de rechtbank te stappen? Dan maakt KLAAR incasso het dossier over aan onze advocaat, die het verder opvolgt. Als de zaak voor de rechter verschijnt, dan maakt een deurwaarder de dagvaarding over aan de debiteur. Zodra er een vonnis uitgesproken wordt, maakt onze advocaat een afrekening en maant hij de debiteur aan om te betalen. Doet die dat niet? Dan zal de gerechtsdeurwaarder het vonnis officieel aan de debiteur bezorgen en eventuele maatregelen nemen om hem te dwingen het vonnis te respecteren.
 

Informatie voor debiteuren

 
Ik heb een aangemaande factuur niet ontvangen. Wat nu?
Het zou kunnen dat je een openstaande factuur niet ontvangen of bewaard hebt. Dat is geen probleem. Laat het ons weten en wij bezorgen je een kopie, zodat je de betaling meteen kunt uitvoeren. Bel of e-mail ons en vermeld je dossiernummer om je kopie aan te vragen.
Welke interesten en schadevergoedingen moet ik betalen?
Je betaalt altijd de interesten en schadevergoedingen die vermeld staan in de algemene voorwaarden van je crediteur.
Ik heb een aanmaning tot betaling ontvangen voor een factuur die ik al heb betaald. Wat nu?
Bezorg ons zo snel mogelijk samen met je dossiernummer een schriftelijk bewijs dat je de factuur betaald hebt.
Ik betwist een factuur. Wat kan ik doen?
Laat ons zo snel mogelijk via telefoon of e-mail weten dat je de factuur betwist en leg duidelijk uit waarom. Bezorg ons ook je dossiernummer en eventuele bewijsstukken. Zodra wij alle informatie ontvangen hebben, bespreken we je betwisting met de crediteur en brengen we jou op de hoogte van het resultaat van dat gesprek.
Wat gebeurt er als ik een aanmaning negeer?
Als je een openstaande factuur weigert te betalen, dan kunnen wij op vraag van de crediteur een gerechtelijke incassoprocedure opstarten en moet je voor de rechtbank verschijnen. De verliezende partij moet alle kosten van zo’n gerechtelijke procedure (gerechtskosten, advocaatkosten, …) betalen. Daarom doet KLAAR incasso er alles aan om samen met jou tot een minnelijke oplossing te komen.
 

Informatie voor crediteuren

 
Hoe gaat KLAAR incasso te werk?
KLAAR incasso kiest voor een persoonlijke aanpak op maat. Een goed gesprek met jou én je debiteuren vormt de basis van ons debiteurenbeheer. Zo kunnen we goedgeïnformeerd en met een helder beeld van de situatie je facturen innen. We volgen stipt de wettelijke stappen in het incassoproces en geven je regelmatig een stand van zaken. Omdat alle situaties anders zijn, werken we voor jou een traject op maat uit en overleggen we onze aanpak met jou zodat jij je comfortabel voelt bij onze werkwijze voor debiteurenbeheer.
Hoe ziet een standaardtraject bij minnelijke incasso eruit?
Elke traject is anders en aangepast aan de specifieke situatie en wensen van onze klanten. Maar over het algemeen zijn dit de stappen bij minnelijke incasso:

  • Je bezorgt ons je dossier via ons online klantenportaal, e-mail of de post. Een kopie van de openstaande factuur en het telefoonnummer van je klant zijn voldoende om de procedure op te starten.
  • Binnen de 24 uur nadat we je dossier ontvangen hebben, sturen we met de gewone post én aangetekend een eerste aanmaningsbrief.
  • Als je debiteur na zeven dagen nog niet betaald heeft, bellen we hem op of gaan we langs. Indien de debiteur zijn betaalbelofte niet nakomt, wordt deze stap meermaals herhaald.
  • Zodra je klant zijn factuur, de interesten en/of de schadevergoeding aan ons betaalt, storten wij het factuurbedrag door naar jou. De interesten en/of de schadevergoeding zijn onze commissie.
  • Als je klant na vier weken nog altijd niet betaald heeft, voeren we een kredietwaardigheidsonderzoek uit om te achterhalen of het zinvol is om een gerechtelijke procedure op te starten.

Lukt het ons niet om je openstaande factuur te innen? Dan hoef je ons dankzij ons no-cure-no-paybeleid niets te betalen.

Hoe ziet een standaardtraject bij gerechtelijke incasso eruit?
Heeft je klant op het einde van het minnelijke incassotraject zijn factuur nog niet betaald? Dan starten we in overleg met jou de gerechtelijke procedure op.

  • We bezorgen jouw dossier aan onze advocaat.
  • Onze advocaat schakelt een deurwaarder in om je debiteur te dagvaarden.
  • Als je klant niet betaalt, komt je dossier voor de rechtbank. Die spreekt binnen de zes tot acht weken een vonnis uit.
  • De deurwaarder voert het vonnis uit en int het bedrag rechtstreeks of via inbeslagname.

Alle stappen van het gerechtelijke incassotraject kun je volgen in ons online klantenportaal.

Hoeveel kost een gerechtelijke incassoprocedure?
Om je niet-betwiste factuur over te dragen aan onze advocaat betaal je eenmalig dossierkosten van 50 euro (excl. btw) voor facturen met een hoofdsom tot 1000 euro, en 150 euro (excl. btw) voor facturen met een hoofdsom vanaf 1001 euro.

Als je klant je factuur betwist, spreken we een uurtarief af om je openstaande factuur te innen.
Betaalt de debiteur dankzij het vonnis het factuurbedrag, de intresten en/of schadevergoeding en de rechtsplegingsvergoeding aan onze advocaat of deurwaarder? Dan storten wij het factuurbedrag door naar jou. De rest is onze commissie.

Waarom moet ik voor de invordering van mijn facturen samenwerken met een incassobureau?
Debiteurenbeheer is een vak apart. Door samen te werken met een incassobureau vergroot je de kans op een snelle betaling met behoud van je bestaande klantenrelatie. Bovendien hoef je zo zelf geen tijd, energie of geld te stoppen in je debiteurenbeheer en hou je dus meer tijd over voor je corebusiness.
Waarom moet ik kiezen voor KLAAR incasso?
KLAAR incasso is een incassobureau met een unieke, persoonlijke en snelle aanpak. We werken open en transparant en benaderen je klanten met respect. Ons streefdoel? Je openstaande facturen innen én de relatie met je klant intact houden. Die aanpak is de snelste weg naar succes. Dankzij intens telefonisch en schriftelijk contact en follow-up via ons online klantenportaal ben je bovendien altijd op de hoogte van de vooruitgang in je dossier.

Wij zijn zelf ondernemers. We kennen dus de behoeften van bedrijven en weten wat het belang is van een goede liquiditeit en sterke klantenrelaties voor je groei. Bovendien werken we volgens het no-cure-no-payprincipe, waardoor het je niets kost om een beroep te doen op onze expertise.

Kan ik de kredietwaardigheid van een klant of leverancier door KLAAR incasso laten onderzoeken?
Ja. Wij beschikken over betrouwbare tools om de kredietwaardigheid van je (huidige of toekomstige) handelspartners te verifiëren.
Wat is het verschil tussen incasso door een incassobureau, advocaat of deurwaarder?
Een incassobureau focust vooral op een minnelijke invordering. Dat is de snelste manier om je openstaande facturen betaald te krijgen. Vertrouw je op de expertise van KLAAR incasso, dan kun je tijdens het hele invorderingstraject rekenen op één vast aanspreekpunt. Ook als je invordering voor de rechtbank beslecht moet worden. Wij maken je dossier over aan onze advocaat en schakelen onze deurwaarder in. We nemen de hele opvolging en coördinatie op ons. Je hebt dus een vast aanspreekpunt en bent dankzij ons onlineklantenportaal altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in je dossier.

Advocaten en deurwaarders spelen hun rol bij gerechtelijke invorderingen. Zo’n procedure is per definitie langer, omslachtiger en duurder. Als wij er niet in slagen om je facturen te innen, dan hoef je ons dankzij ons no-cure-no-paybeleid niets te betalen. Verlies je een gerechtelijke invordering? Dan betaal jij de gerechtskosten en de facturen van de advocaten en de deurwaarders. Aan ons hoef je alleen de eenmalige dossierkost te betalen om je zaak over te dragen aan onze advocaat. Een gerechtelijke invordering is bovendien een drastische maatregel die je klantenrelatie waarschijnlijk voorgoed verzuurt.

De uiterlijke betalingsdatum van een factuur is verstreken. Wanneer schakel ik KLAAR incasso in?
Volg je eigen debiteurenbeheer heel goed op. Neem onmiddellijk contact op met je klant om hem erop te wijzen dat hij zijn factuur niet betaald heeft. Staat het geld na enkele dagen niet op je rekening? Maan je klant dan telefonisch, via e-mail of via de post nog eens aan om te betalen. Stuur nooit meer dan twee aanmaningen.

Zodra je klant na de factuur ook al twee aanmaningen heeft ontvangen, heeft hij de boodschap begrepen. Dit is het moment om het dossier los te laten en uit te besteden. Je kunt je energie beter in je corebusiness investeren.

Ook als de betalingstermijn met meer dan twee maanden overschreden is, wordt het echt tijd om externe hulp in te roepen. Hoe langer je wacht om ons in te schakelen, hoe kleiner de kans om het volledige factuurbedrag met succes te innen.

Download ons gratis e-book met tips voor debiteurenbeheer
Hoeveel kost het om KLAAR incasso in te schakelen?
Als je factuur onbetwist is, kost het je niets. Wij hanteren een no-cure-no-paybeleid. Dus als je klant je factuur niet betaalt, hoef jij onze inspanningen niet financieel te belonen. Ons uitgangspunt is dat de debiteur de incassokosten betaalt. Heeft je klant je factuur betwist, dan spreken we een uurtarief af om ze te innen.

Zodra een openstaande factuur betaald wordt, zorgen wij ervoor dat het geld binnen de 48 uur op je rekening staat. De schadevergoedingen en nalatigheidsinteresten die in je algemene voorwaarden staan, zijn voor ons. Staan er geen schadevergoedingen en nalatigheidsinteresten in je algemene voorwaarden? Dan rekenen we het wettelijke minimum aan. Als onze kosten daarmee niet gedekt zijn, spreken we een vast commissieloon af.

Als extra service kijken we je algemene voorwaarden na en geven we jou advies. Indien je dat wenst, kun je je algemene voorwaarden tegen betaling ook laten nakijken en aanpassen door onze advocaat.

Hoe maak ik een dossier over aan KLAAR incasso?
Je eerste dossier bezorg je ons via de post of via e-mail (hallo@klaarincasso.be). Je vermeldt in je communicatie:

  • je bedrijfsgegevens en contactinfo
  • je algemene voorwaarden
  • de naam, het adres en het telefoonnummer van jouw klant
  • het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum
  • het factuurbedrag

Zodra we die gegevens ontvangen, ondernemen we binnen de 24 uur actie. Indien je dat wenst, komen we bij de opstart van je eerste dossier even langs om samen het traject op maat te bespreken. Ben je al klant bij ons? Dan gebruik je ons online klantenportaal, de post of e-mail om je dossiers aan ons over te maken. Alle informatie die we van jou ontvangen, behandelen we natuurlijk op een veilige en vertrouwelijke manier.

Schaadt een incassotraject mijn klantenrelatie?
Het grote voordeel van een samenwerking met KLAAR incasso is dat je zelf niet achter je geld hoeft aan te gaan. Ons incassobureau functioneert als een buffer tussen jou en je debiteur, waardoor die jou minder snel als de boosdoener zal zien. Bovendien behandelen wij je klanten met veel respect en proberen we via een open dialoog tot een oplossing te komen. Zo vergroten we de kans dat een incassoprocedure je klantenrelatie niet blijvend schaadt.
Kan ik op elk moment de incassoprocedure opvolgen?
Ja. KLAAR incasso heeft een klantenportaal waardoor je 24/7 een overzicht hebt van de vooruitgang in je dossier. Je krijgt altijd een e-mail als er in de voorbije 24 uur wijzigingen zijn geweest in jouw lopende dossiers. Als er belangrijke ontwikkelingen zijn, nemen we telefonisch contact met je op. We zijn natuurlijk ook via telefoon of e-mail bereikbaar om je vragen te beantwoorden.
Ons online klantenportaal is een veelzijdige tool. Je kunt er niet alleen je dossiers opvolgen maar ook:

  • nieuwe dossiers toevoegen
  • een overzicht van de ondernomen acties raadplegen
  • opmerkingen toevoegen, zoals de inhoud van een telefoongesprek of e-mailcorrespondentie met een debiteur
  • een zicht krijgen op eventuele extra kosten (afhankelijk van je algemene voorwaarden)
  • de totale vordering bekijken
  • de ontvangsten zien

Wil je ons snel een grote hoeveelheid dossiers bezorgen? Vraag dan onze Excel-template aan. Hierin vul je de nodige gegevens in en wij importeren je dossiers vervolgens in enkele muisklikken.

Wat is het verschil tussen KLAAR incasso, een factoringmaatschappij en een kredietverzekeraar?
Een factoringmaatschappij koopt je verkoopfacturen. Ze betaalt je per verkoopfactuur een voorschot uit dat schommelt tussen 60 en 80 procent van het factuurbedrag. Jij beschikt dus onmiddellijk over geld, maar moet in ruil interest betalen op de opgenomen voorschotten én een factoringrecht betalen. De factoringmaatschappij zal je verkoopfacturen innen en indien nodig een incassoprocedure opstarten. Als een factuur betaald wordt, stort de maatschappij het restbedrag op je rekening. Als ze blijft openstaan, vordert de factoringmaatschappij het voorschot terug.

Een kredietverzekeraar verzekert je verkoopfacturen tegen wanbetaling. Je betaalt een premie die berekend wordt op basis van de kredietwaardigheid van je klantenportefeuille en je totaalomzet. Als een betaling uitblijft, start de kredietverzekeraar een incassoprocedure op. Als die niet tot resultaat leidt, betaalt hij jou (een deel van) je openstaande factuur.

Het nadeel van samenwerken met een factoringmaatschappij of kredietverzekeraar is dat je altijd moet betalen. De kostprijs wordt altijd berekend op de totaalomzet, dus betaal je ook voor je klanten die hun facturen op tijd betalen. Bovendien hanteren factoringmaatschappijen en kredietverzekeraars strenge regels en leggen ze vaak beperkingen en limieten op.

KLAAR incasso heeft een no-cure-no-paybeleid. Als je een openstaande factuur aan ons overdraagt, betaal je alleen een commissieloon als wij erin slagen om je factuur te innen. Of beter gezegd: zelf betaal je eigenlijk helemaal niets, want wij halen onze commissie uit de nalatigheidsinteresten en schadevergoedingen. En die moet je debiteur betalen. Kortom: kiezen voor onze expertise is veel goedkoper dan samenwerken met een factoringmaatschappij of kredietverzekeraar.

Kan ik op elk moment de incassoprocedure opvolgen?
Vanzelfsprekend. 24/24 en 7/7 zicht op je dossiers dankzij ons handige klantenportaal. Nog geen login? Vraag vandaag nog je log-in aan via hallo@klaarincasso.be.
 
Heb je interesse in de diensten van KLAAR incasso? Wil je wanbetalers op een respectvolle maar kordate manier stimuleren om je te betalen? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.CONTACT